Op donderdag 9 november 2023 werd de tweede landelijke secretariatenoverleg van dit jaar gehouden. Het landelijke Secretariatenoverleg, een landelijke bijeenkomst voor secretarissen, vond ook deze keer plaats in een digitale setting. Deze sessie, geleid door ds. Robert Czismadia, algemeen secretaris van het Europese hoofdkantoor, was een unieke kans voor deelnemers om hun vaardigheden en kennis te verdiepen. In een uitgebreide training van drie delen richtte ds. Czismadia zich op essentiële thema’s: de organisatiestructuur en het belang van het kerkelijk handboek, de rol van een plaatselijk kerkbestuur, en het organiseren van een ledenvergadering.
Organisatiestructuur
Het eerste deel van de training benadrukte het belang van een duidelijke organisatiestructuur en het gebruik van het kerkelijk handboek. Ds. Czismadia legde uit hoe een goed gestructureerde organisatie bijdraagt aan effectieve communicatie en besluitvorming binnen de kerk. Het kerkelijk handboek, een essentieel instrument, biedt richtlijnen en procedures die helpen bij het behouden van consistentie en transparantie in kerkelijke activiteiten. ‘Naar verwachting zal voor de kerstvakantie de laatste editie van het Kerkelijk Handboek in het Nederlands beschikbaar zijn’, antwoordde ds. Enrico Karg op de vraag wanneer de nieuwste vertaling te verkrijgen is. Het tweede onderdeel van de training richtte zich op de rol van het plaatselijke kerkbestuur. Ds. Czismadia belichtte de verantwoordelijkheden en het belang van bestuursleden in het sturen van de kerkelijke gemeenschap. Hij benadrukte de noodzaak van een sterke leiderschap en effectief beheer om de doelen en missie van de kerk te realiseren.
Organiseren ledenvergadering
Tot slot, in het derde deel van de training, werd de nadruk gelegd op het correct organiseren van een ledenvergadering. Ds. Czismadia deelde inzichten over het plannen en uitvoeren van deze vergaderingen, met aandacht voor zaken als de agenda, stemprocedures en het belang van open en eerlijke communicatie. ‘Het is belangrijk hierbij te beseffen dat zeggenschap over de keuzes van een gemeente uiteindelijk niet bij het plaatselijk kerkbestuur ligt, maar bij de ledenvergadering ofwel de huishoudelijke vergadering. Hierover bestaat veel onduidelijkheid bij meer gemeenten’, aldus algemeen secretaris ds. Enrico Karg op een andere vraag van een deelnemende secretaris. ‘Een goed bestuur zal de democratische opzet van de kerk respecteren en specifieke verantwoordelijkheden bij de hiertoe bevoegde of gekozen orgaan laten.’
Verrijkte kennis
De deelnemers verlieten de sessie met een verrijkte kennis en praktische vaardigheden, klaar om deze toe te passen in hun respectievelijke gemeenschappen. De training door ds. Czismadia was niet alleen een educatieve ervaring, maar ook een inspiratiebron voor de secretarissen om hun rol binnen de kerk met vernieuwde energie en inzicht uit te voeren. ‘Na afloop is in de openbare chat van het online vergaderplatform dank en waardering uitgesproken voor de training. Het is belangrijk dat in ieder geval secretarissen weten hoe het bestuurlijk werkt binnen onze kerk. Zij zijn procesbewakers en dat hebben zij vandaag nog eens te horen gekregen’, blikt ds. Karg tevreden terug op de training.
Ieder jaar worden er twee keer landelijke secretariatenoverleggen gepland door het landelijk Secretariaat. Hiermee worden de plaatselijke secretarissen toegerust, geïnformeerd en wordt een kanaal aangeboden om in gesprek te zijn met het landelijk kantoor.